Offerte groepen zijn een krachtig hulpmiddel voor bouwbedrijven die verschillende soorten bouwdiensten aanbieden. Door offerte groepen in te stellen, kun je specifieke voorinstellingen toepassen die passen bij de unieke eisen van elk type project.
Voorbeeld:
Neem een bouwbedrijf dat gespecialiseerd is in zowel residentiële als commerciële projecten. Het bedrijf kan twee offerte groepen aanmaken:
-
Residentiële Bouw: Voor projecten zoals huisrenovaties en uitbreidingen. Deze offertes kunnen een minder strikte vervaldatum hebben, gezien de flexibelere planning van residentiële klanten. De offertes kunnen instellingen bevatten die specifieke informatie bieden die relevant is voor huiseigenaren.
-
Commerciële Bouw: Voor grootschalige projecten zoals kantoorgebouwen of commerciële faciliteiten. Deze offertes kunnen een striktere vervaldatum bevatten en bijvoorbeeld automatisch een kopie versturen naar zakelijke klanten en consultants.
1. Hoe Stel Je Offerte Groepen In?
Om een offerte groep in te stellen ga je naar "Instellingen" → "Offertes" en klik je rechts bovenin op "Nieuwe offertegroep".
1.1 Instellingen
- Kop tekst: Pas de kop van de offerte aan om het type project te weerspiegelen.
- Vervaldagen: Stel in hoe snel de offerte vervalt na de offerte datum, afhankelijk van de urgentie van het project.
- Email kopie: Stel in dat offertes automatisch worden gekopieerd naar relevante stakeholders of afdelingen.
- BTW type: Kies voor inclusief of exclusief BTW, afgestemd op het type klant.
- Gebruik teken portaal: Beslis of je voor bepaalde projecten het digitale ondertekening proces wilt inschakelen of niet
1.2. Layout
Voor elke offerte groep heb je de mogelijkheid om een layout in te stellen. Alle gegevens die je uiteindelijk of je offerte wilt laten zien kan je hier specificeren. Zet de switch aan of uit om deze te tonen of te verbergen.
2. Offerte groep gebruiken
Werking:
Alle offertes in het systeem zijn georganiseerd volgens verschillende statussen. Wanneer je een specifieke status selecteert, toont het systeem alle offertes die deze status delen. Dit principe is vergelijkbaar bij het selecteren van een offertegroep; echter, een offertegroep fungeert als een hoofdcategorie die overkoepelend is.
Voorbeeld van Toepassing:
Stel, je hebt de volgende offertegroepen: 'Offertes (algemeen)', 'Commerciële bouw', en 'Residentiële bouw'. Het verschil in het aantal offertes per groep is direct zichtbaar in het systeem. Bijvoorbeeld, onder 'Offertes (algemeen)' vind je 13 conceptoffertes, terwijl er bij 'Residentiële bouw' slechts één is.
Offerte:
Residentiele bouw: