In de inkoop module van optimit, kan je jouw inkoopfacturen en bonnetjes op een centrale plek bewaren. Met optimit kan je de gegevens invullen, en vervolgens de factuur/bon goed of afkeuren. En indien je een boekhoudkoppeling hebt aan staan, worden je documenten automatisch naar je boekhoudpakket/boekhouder gestuurd.
1. Toevoegen
Een factuur / bon kan je toevoegen door deze te uploaden of te versturen via e-mail. Lees hier meer over in het artikel: Inkoopfacturen toevoegen.
Nadat je een factuur hebt toegevoegd zie je een van de volgende 2 statussen.
- In behandeling: Facturen die zijn geüpload of ontvangen en momenteel verwerkt worden (indien automatische scannen & herkennen is geactiveerd).
- Nieuw: Facturen die volledig zijn verrijkt met gegevens en klaar zijn om geboekt/goedgekeurd te worden (zonder de scannen & herkennen module, hebben alle facturen deze status).
2. Invullen
Meer informatie over het invullen van je factuurgegevens kan je vinden in het artikel: inkoopfactuur invullen
3. Goedkeuren / Afkeuren
Nadat de gegevens van een factuur of bon volledig zijn ingevuld, kan jij als gebruiker de factuur goed of afkeuren. De functie is bedoeld om facturen waar je het niet mee eens bent af te keuren. Of simpelweg documenten af te keuren omdat het geen facturen zijn.
5. Betalen
Nadat een factuur volledig door de keuring is geweest maar nog niet betaald is, kun je de openstaande facturen gaan betalen. Dit kan d.m.v. de betaalopdrachten module.